Étape 1: planification
Tout comme l’organisation de tout autre événement, vous devez commencer avec un plan.
1. Choisissez une date et heure de l’événement
Quand vous choisissez votre date, vous aurez envie d’étudier ce qui suit :
- Météo - puisque exhibant les véhicules aura presque certainement lieu à l’extérieur, vous souhaitez sélectionner une date quand il sera assez sympa pour les participants de vouloir être à l’extérieur. Si, toutefois, il fait trop beau, les amateurs de camping plus voudront faire du camping au lieu de rassemblement dans un parc de stationnement. YuKonstruct a accueilli son Slam Van en septembre et mai, et en raison du printemps exceptionnellement chaud cette année, plusieurs participants ont sauté hors de l’événement en mai pour profiter de la nature sauvage.
- Camping saison - qui a accueilli l’événement à l’automne et le printemps, le printemps nous paraît préférable, car il donne aux gens idées avant ou au tout début de la saison de camping. De nombreux participants potentiels, cependant peut-être pas prêts à partager leurs projets en cours au printemps. Les avantages de la tenue de l’événement à l’automne sont que les décideurs ont fini et perfectionné leurs projets de camping au cours de la saison estivale.
- Disponibilité des participants et des bénévoles - alors que vous pouvez recruter des bénévoles et des participants, la plupart après avoir défini la date, assurez-vous que vous avez quelques personnes clés disponibles le jour que vous choisissez.
- Autres événements concurrents - avant de finaliser votre date, vérifiez vos calendriers d’événements locaux pour s’assurer que vous n’avez pas pris un jour où la plupart des gens seront occupés par autre chose (pour nous qui signifie éviter les festivals de grande musique et les jours fériés).
Pour le moment, nous avons eu des succès avec la planification de l’événement à partir de 13:00 à 16:00. Trois heures est une durée suffisante pour beaucoup de fraisage et mêlant avant et après les présentations de chaque propriétaire de véhicule. Planification de l’événement entre le déjeuner et le dîner a bien fonctionné pour nous, mais si vous avez des camions de nourriture participant, vous pouvez vouloir jusqu'à leurs chances d’obtenir des affaires en planifiant le calendrier autour de ses heures de repas typique.
2. réserver l’emplacement
Cette étape a été facile pour nous car nous savions que nous accueillerait l’événement dans de la makerspace stationnement et yard. Si vous n’avez pas votre propre espace pour accueillir l’événement, vous aurez besoin de trouver un endroit approprié. Un grand parking qui vous permettra de mettre en place pour la journée devez travailler, mais vous voudrez peut-être s’il y a des toilettes disponibles et si il y a un endroit pour se réfugier en cas de mauvais temps.
3. recruter des bénévoles et des participants
Commencez a trouver des autres personnes qui dorment dans leurs voitures. Mettre un appel en dehors sur les médias sociaux et demandez à vos amis s’ils connaissent quelqu'un avec un set-up camping cool. Quand vous voyez un intéressant véhicule garé à côté de vous, inviter les propriétaires ! S’il n’y a aucune des organisations locales de plein air enthuasiasts, contactez-les pour demander s’ils connaissent quelqu'un qui voudraient participer. Tendre la main à vos camions de nourriture favorite et invitez-les aussi bien.