Étape 5: Commencer la planification de l’événement
(photo de Matt Biddulph)
Être organisé ! Vous découvrirez rapidement que l’événement prend un peu d’organisation. Il est recommandé de créer un wiki privé à l’aide de PBworks d’organiser l’information pour vous-même et les co-organisateurs. Enregistrer des choses comme les notes de réunion, sponsors potentiels, stades potentiels, des listes de tâches, diverses idées, logistique, prévisions, responsabilités Co-organisateur, calendrier des événements, structure en juger, email templates pour envoyer aux participants, etc..
Fixer une date. Il est recommandé de fixer une date au moins de 3 mois à l’avance afin de permettre la planification, acquisition de sponsors et promotion.
Évaluer tous les coûts. Science Hack Day est un événement gratuit à assister et fournit 5 libre des repas, des collations et des rafraîchissements pour tous les participants afin que tout le monde peut se concentrer sur le piratage informatique (leçons de SHD Londres : moins de bière, plus de jus et de caféine ; moins de malbouffe, plus de fruits). Fournir suffisamment de nourriture, des collations et des rafraîchissements pour tous les goûts à tous les heures aura la plus grande partie des coûts. Science Hack Day SF 2010 a accueilli environ 100 personnes avec l’événement total coût de 3800 euros ; Science Hack Day Londres a accueilli environ 100 personnes avec le coût de l’événement total de 6500 $ USD. Science Hack Day SF 2011 a accueilli environ 200 personnes avec le coût de l’événement total de 11 000 $ US. Comprendre quel est le coût minimal de l’événement par une estimation de toutes les nécessités. Également comprendre quel serait votre budget « nice to have » si vous êtes en mesure d’obtenir suffisamment de parrainage pour couvrir des extras comme des sacs fourre-tout, des autocollants, des prix, etc..
Créer une section du site Web et le wiki. Créez votre propre site ou communiquer avec ariel d’avoir un blog Wordpress installé pour http://sciencehackday.com/yourcity/ et obtenir accès à utiliser le compte Twitter. Commencez à bloguer avant l’événement ! Mise à jour sur l’état de la planification, les gens, créer un appel pour les promoteurs, pointez sur des choses intéressantes qui pourraient être utilisés ou inspirent les gens pour votre Science Hack Day.Create un article sur http://sciencehackday.pbworks.com pour votre ville - vous aurez probablement envie d’avoir des pages où les gens sont encouragés à la liste et inscrivez-vous pour idées précédant l’événement. Une fois que vous avez fixé une date pour l’événement, communiquez avec ariel à figurer sur la première page de http://sciencehackday.com.
Trouver des sponsors. Créer un prospectus de parrainage basé sur votre devis (par exemple 3 niveaux sponsor pourraient être de 500 $, 2000 $ et 5000 $, voir exemple parrainage prospectus). Publiquement, promouvoir que vous soyez à la recherche de sponsors et tendre activement à divers organismes.
Méthode de montage participant d’inscription. Décider ce qui est votre limite d’inscription participant avant d’avoir à ajouter des personnes à une liste d’attente. Il est normal de s’attendre à des abandons scolaires environ 25 % du nombre total de personnes qui s’inscrivent, alors vous voudrez définir votre inscription limite légèrement supérieure à votre capacité de lieu de rendez-vous. Décider quand vous voulez ouvrir inscription (durée recommandée : environ 6 semaines avant l’événement). Nous vous recommandons d’utiliser Eventbrite donc vous pouvez avoir une liste publique facilement organisée de tous les participants confirmés (et peut-être leurs comptes Twitter) afin qu’ils peuvent trouver l’autre facilement.
Recruter un panel de juges et de créer des catégories de compétition. Créer quelques catégories de compétition pour les personnes à s’intéresser aux (exemples : meilleur usage des données, meilleur design, prix du public, meilleur hack de matériel, etc..)
Calendrier et Lightning Talks. Voici un exemple Science Hack Day calendrier. Il est recommandé de conserver des pourparlers préliminaires à un minimum. Dans les discours introductifs, parler de vos motivations pour l’organisation et ce qui est l’esprit général de Science Hack Day, dire participants ne pas s’inquiéter s’ils ne trouvent une équipe dans les deux premières heures (une grande partie de l’événement est sur écoute et demander aux gens ce qu’ils travaillent sur), ménage (locations de salle de bain, wifi, passer la nuit), l’événement annexe et je remercie les commanditaires. Pourparlers de la foudre (15 min. de discussions) devraient se produire idéalement dans des chambres séparées afin que les gens peuvent commencer piratage aussi vite que possible si souhaité. Les pourparlers de foudre devraient se rapportent directement à l’événement : une personne présentant un ensemble de données qui peut être utilisé, un langage de programmation qui peut aider, une idée de hack qui pouvait recruter davantage de personnes de travailler sur elle, etc..
Démos et juger. À la fin de l’événement, tous les hacks doivent être présentés très rapidement (~ 120 secondes, selon le nombre de participants) - n’oubliez pas de planifier les temps en conséquence (par exemple s’il y a des hacks de 30 à 120 secondes chacun, les présentations dureront * au moins * une heure sans compter le temps de tâtonner ou des difficultés techniques. Être réfléchi sur combien de temps tout le monde sera prêt à rester assis. Le calendrier court souvent moque des présentations - surtout si le compte à rebours est projetée sur un mur pour que chacun puisse voir. Construire dans le temps pour le panel des juges pour décider quelles équipes gagner quelles catégories de compétition et pour les participants de présenter leur droit de vote pour le « prix ».